SeedDMS 1/3- Introduction

Solltet Ihr für eure privaten Dokumente oder als kleine bis mittelständische Firma ein umfangreiches und übersichtliches DMS suchen… …bitte weiterlesen!

SeedDMS ist sehr modern, mit einem Webinterface, aufgebaut. Es unterstützt DragnDrop und nach Anpassung auch Ordnersyncronisation.

Offizielle SeedDMS DEMO Seite

An dieser Stelle möchte ich euch ein paar Tipps für die weitere Einrichtung von SeedDMS geben. Dieses Tutorial richtet sich an Personen die SeedDMS aufsetzen können und lediglich mit dem begrenzten Funktionsumfang zu kämpfen haben.

Ich werde euch hier erklären wie Ihr SeedDMS so erweitert, dass es so leistungsfähig wird wie es sonst nur von kommerziellen DMS zu erwarten ist.

Voraussetzungen die Ihr mitbringen solltet:

  • Linux Server oder NAS auf Linuxbasis
  • PHP, MySQL, Webserver sind installiert und mit allen benötigten PHP AddOns versehen, pear läuft einwandfrei.
  • SeedDMS ist gemäß www.seeddms.org auf dem Webserver installiert, die Webseite funktioniert wie gewünscht.

*Hier folgt zeitnah noch ein Video für die Grundeinrichtung / Installation von SeedDMS auf Debian oder Ubuntu*

Probleme nach der Installation

  • SeedDMS scannt mit Normaleinstellungen keine Zahlen
  • Es scannt nur bereits indizierte Dokumente, also solche die bereits am Computer erstellt wurden / keine Rechnungen etc.
  • Es existiert praktisch keine Möglichkeit Dokumente aus einem Ordner zu indizieren.

Nummernerfassung in SeedDMS aktivieren

Die Indizierung von Nummern ist zweifellos eine sehr wichtige Option in jedem DMS um z.B. Rechnungsnummern korrekt erfassen und verarbeiten zu können. Damit dies möglich wird sind lediglich 2 kleine Anpassungen via CLI erforderlich. Hier eine Anleitung dazu:

  • Putty oder OpenSSH mit Server verbinden.
  • Ordner mit Htdocs finden (normalerweise /var/www/html)
  • Hier sollte euer SeedDMS liegen. Es ist an dieser Stelle notwendig beide Dokumente im Lucene-Ordner zu bearbeiten. (z.B mit VI / Nano unter Linux) -> nano Indexer.php
  • Ihr müsst hier die Variable $analyzer entsprechend ändern.
    Die Variable sollte nach der Bearbeitung folgendermaßen aussehen: $analyzer = new Zend_Search_Lucene_Analysis_Analyzer_Common_TextNum_CaseInsensitive();
  • Die IndexedDocument.php sollte auch geändert werden. Hier wird hinter ‘application/pdf’ der String gegen folgenden ersetzt => ‘pdftotext -enc UTF-8 -nopgbrk %s – |sed -e \’s/ [a-zA-Z0-9.]{1} / /g\”,

An diesem Punkt sollte euer SeedDMS bei vom PC erstellten Dokumenten bereits alles wie gewünscht indizieren. Für gescannte Dokumente schaut euch das nächste Paket dieser Serie an.

Am 10.01.2019 folgen auch Tutorial-Videos zu SeedDMS und der Vorgehensweise.

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